■概要
kickflowで申請が承認された後、申請書類のPDFをMicrosoft SharePointへ手動でアップロードする作業に手間を感じていませんか？
この定型的な作業は、ファイルの格納忘れや格納先のミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、kickflowでの承認をトリガーにしてMicrosoft SharePointへのファイルアップロードが自動で実行されるため、手作業による負担やミスを解消し、確実な文書管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kickflowでの申請承認後、手作業でのファイル管理に課題を感じている担当者の方
- Microsoft SharePointを活用した文書管理の効率化と標準化を目指す情報システム部門の方
- 申請・承認業務に関連する一連のプロセスを自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kickflowでの承認完了と同時に、申請書類がMicrosoft SharePointへ自動で格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れやアップロード先の間違いといった、ヒューマンエラーの発生を未然に防ぎ、ガバナンスを強化します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kickflowとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkickflowを選択し、「Webhookを受信したら」を設定して、kickflow側で生成したWebhook URLを登録します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、kickflowから受け取った情報をもとに「承認完了」の場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 続いて、オペレーションでkickflowの「添付ファイルをダウンロード」を設定し、Webhookデータから申請書類のファイル情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、kickflowから受け取るWebhookの情報をもとに、「承認された申請のみ」など、後続のアクションを実行する条件を任意で設定してください。
- kickflowの添付ファイルダウンロード設定では、トリガーで受信したデータの中から、ダウンロード対象となるファイルのURLをアウトプットで指定してください。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、ファイルを格納したいサイトIDやフォルダ名などを任意で設定してください。
■注意事項
- kickflow、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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