■概要
Boxにアップロードした請求書や名刺などの画像情報を、手作業でkintoneに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxに画像ファイルが追加されると、OCR機能が自動で文字を読み取りkintoneにレコードとして追加し、さらにSlackへ完了通知を送信するため、一連の業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した書類の情報を手作業でkintoneに転記している方
- OCR処理とデータ入力を自動化し、ノンコア業務を効率化したいと考えている方
- 複数のアプリを連携させ、部門内の定型業務の自動化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードからkintoneへの登録までが自動化されるため、手作業での転記や確認に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、kintone、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、特定のフォルダに新しいファイルがアップロードされたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「データベースを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のアプリに登録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定し、処理が完了した旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとしたい対象のフォルダIDを任意で設定してください。
- OCR機能では、画像から読み取りたい項目（会社名、金額、日付など）を自由に追加で設定できます。
- kintoneにデータを追加するオペレーションでは、登録先のアプリIDを任意で設定してください。
- Slackのオペレーション設定では、通知を投稿するチャンネルIDを設定してください。また、通知メッセージは自由にカスタマイズできるため、kintoneから取得した情報などを含めて内容を作成できます。
■注意事項
- Box、kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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