フォームで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Google Chatに通知する

■概要

フォームで受け取ったファイルの管理に手間を感じていませんか。都度ダウンロードして特定のフォルダに格納し、関係者に通知する作業は、時間もかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけで添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードし、Google Chatへ通知までを完結させることができ、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受信した添付ファイルの格納や管理に手間を感じている方
• Google DriveとGoogle Chatを活用し、チームでの情報共有を円滑にしたい方
• 手作業によるファイルの格納漏れや、関係者への共有忘れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をきっかけに、ファイル保存から通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業で起こりがちなファイルの格納漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定のフォルダにアップロードします。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、ファイルがアップロードされた旨を指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定する受付フォームの項目は、テキストやファイル添付など、用途に応じて自由にカスタマイズしてください。
• Google Chatへの通知は、通知先のスペースを任意で設定できます。また、メッセージ本文には固定テキストのほか、フォームで取得した情報やGoogle DriveのファイルURLなどを変数として埋め込めます。

■注意事項

• Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。