フォームで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Google Chatに通知する
フォームで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Google Chatに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Google Chat
を自動連携できます。
■概要
Webフォームで受け付けた申込書や本人確認書類などの添付ファイルを、都度ダウンロードして特定のフォルダに保存し、関係者に通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業のため、ファイルの保存忘れや通知漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームで受信した添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、Google Chatへ完了通知を送る一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受信した添付ファイルの管理に手間を感じている総務や営業部門の方
- Google DriveとGoogle Chatを活用し、ファイルの共有や通知を手作業で行っている方
- 申請書や申込書など、添付ファイル付きフォームの運用フローを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信を起点にGoogle Driveへのファイル保存と通知が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや関係者への通知忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定して、フォームから受信したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信する」アクションを設定し、ファイルのアップロードが完了した旨などを通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォームトリガーでは、氏名や連絡先など、取得したい情報に合わせて質問項目を自由にカスタマイズできます。
- Google Driveにファイルをアップロードする設定では、保存先のフォルダや、アップロードするファイル名を任意で指定することが可能です。
- Google Chatへの通知設定では、通知を送信したいスペースを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- フォームはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
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