Googleフォームの内容からMicrosoft Excelで請求書を発行してOutlookで送付する

■概要

フォームで受け付けた依頼内容から請求書を発行し、メールで送信するといった作業は手間がかかりますよね。
この定型的なプロセスは時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
このワークフローなら、Googleフォームへの回答送信をきっかけにMicrosoft Excelで請求書を発行し、Outlookで送信するまでを自動化できます。
手作業による入力ミスや対応漏れといった課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとMicrosoft Excelを活用した請求書発行業務を効率化したい方
• 手作業によるデータ入力やメール送信でのヒューマンエラーを防止したい経理担当者の方
• 毎月の定型的な請求業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答から請求書発行、メール送付までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てられます。
• 手動でのデータ転記や宛先設定が不要になるので、金額の入力ミスや送付間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. Googleフォーム、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに請求書を発行します。
4. オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象とするフォームを指定してください。
• Microsoft Excelでの書類発行では、請求書の雛形となるファイルを指定し、雛形内の変数部分にGoogleフォームから取得した値を埋め込みます。
  また、発行する書類のファイル名や格納先のフォルダも自由に設定可能です。
• Outlookでのメール送信では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、フォームの回答内容などの変数を本文に差し込むことも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
  一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なります。
• Microsoft Excelの請求書の雛形を準備する必要があります。詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
• Microsoft Excelの雛形書類の連携については、下記の「各項目について」をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081