■概要
Google Driveで管理している重要書類の承認プロセスは、関係者への連絡や進捗確認など、手作業で行うと手間がかかる業務の一つです。また、対応漏れや通知忘れといったミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されたことをきっかけに、承認依頼から完了後のChatworkへの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで管理するファイルの承認プロセスが煩雑で、課題を感じている方
- Chatworkをチームの主要な連絡手段としており、情報共有を円滑にしたい方
- 手作業による承認依頼や完了報告の時間を削減し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル追加後の承認依頼から完了通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による承認依頼の漏れや、Chatworkへの完了報告忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで承認依頼機能を設定し、ファイルの内容を確認してもらうための依頼を送信します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、承認が完了した場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、承認が完了した旨を指定のルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 承認依頼機能では、依頼内容の詳細にトリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込んだり、定型文を設定したりすることが可能です。
- Chatworkへの通知メッセージは、送信先のルームを任意で指定できるほか、承認されたファイルの情報など前段のフローで取得した値を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Google Drive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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