Outlookに添付された履歴書をOCRしてNotionに追加する

■概要

採用活動において、Outlookに届く数多くの履歴書を一つひとつ確認し、Notionの候補者管理データベースへ手作業で転記するのは手間のかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された履歴書ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報をNotionへ追加できます。これにより、候補者情報の入力作業を自動化し、採用管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとNotionを利用して候補者情報を管理している採用担当者の方
• 履歴書の内容を手作業でコピー＆ペーストしており、入力ミスや手間を削減したい方
• 採用プロセスの初期対応を自動化して、面接などのコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、OCR処理からNotionへの情報追加までが自動化されるため、データ入力にかかる時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、候補者情報の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、トリガーで受信したメールを指定します。
4. 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得した添付ファイルをダウンロードします。
5. 続けて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定してテキストを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基にレコードを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動する間隔、対象のメールフォルダID、特定のメール件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
• Outlookのオペレーションで添付ファイルの情報を取得、またはダウンロードする際には、前のステップで取得したメールIDやファイルIDを指定します。
• OCR機能では、読み取りたいファイルの添付方法、抽出したい項目（氏名、連絡先など）、使用するAIモデル、言語を自由に設定できます。
• Notionのレコード追加設定では、情報を追加したいデータベースIDを指定し、どの項目にどのOCR結果（アウトプット）を登録するかを任意で設定してください。

■注意事項

• NotionとOutlookをYoomと連携させてください。
• OCR機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。