■概要

Dropboxにアップロードされた請求書や契約書などの書類情報を、一つひとつ手作業でNotionに転記していませんか？
このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに追加されたファイルからOCR機能でデータを抽出し、Notionに情報を追加する流れを自動化できます。
データの転記作業の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとNotionを用いて、請求書や契約書などの書類を管理している方
• 書類からのデータ転記作業に、時間的な負担や手間を感じている業務担当者の方
• ファイル内の文字起こしからデータ入力までの一連の業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
• 転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. DropboxとNotionをYoomと連携します。
2. トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
3. オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象となるフォルダを指定してください。
• OCR機能では、ファイルのどの項目を読み取るかを設定できます。
• Notionのレコード追加では、レコードを追加するデータベースを指定してください。
  追加するレコードの各項目にはファイルから抽出したデータを埋め込むことができます。

■注意事項

• Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
  アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924