Notionにレコードが追加されたら、レポートを作成してBoxに格納する

■概要

Notionに蓄積した情報をもとに、手作業でレポートを作成してBoxへ格納する定型業務に時間を要していませんか。こうした手作業は、本来注力すべきコア業務の時間を圧迫するだけでなく、転記ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースにレコードが追加・更新されるだけで、Google ドキュメントを用いたレポート作成からBoxへの格納までを完全に自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとBoxを利用したレポート管理業務を、より効率的に行いたいと考えている方
• 手作業によるレポート作成や格納作業でのミスを減らし、業務の正確性を高めたい方
• 定型的な報告業務を自動化することで、より付加価値の高い業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionへのレコード追加を起点にレポート作成から格納までが自動化されるため、手作業の時間を短縮し、業務効率化を実現します。
• 人の手によるデータ転記やファイル操作がなくなるため、入力ミスや格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Notion、Box、Google ドキュメントをYoomと連携します。
2. トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Notionから取得した情報をもとに後続の処理を分岐させます。
4. 続いて、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、レポート作成に必要な詳細情報を取得します。
5. 次に、Google ドキュメントの「書類を発行する」アクションで、取得した情報をもとにしたレポートを作成します。
6. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、作成したレポートを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、フローボット起動の対象としたいデータベースを任意で指定できます。
• 分岐機能では、Notionから取得した情報（ステータスなど）を利用して、後続のオペレーションを実行する条件を自由にカスタマイズ可能です。
• Google ドキュメントでレポートを発行する際、ベースとなる書類の雛形を任意のものに設定し、柔軟にカスタマイズできます。
• Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダを自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項‍

• Notion、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleドキュメントの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細はこちらをご参照ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。