Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてMicrosoft Teamsに通知する
Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてMicrosoft Teamsに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信する大量のメールの中から、重要なものだけを素早く見つけ出し、チームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際にAIが自動で内容を分析し、その重要度を判定した上でMicrosoft Teamsに通知できます。これにより、メールの確認や仕分け作業が効率化され、重要な連絡の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでのメール対応に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方
- 重要なメールの見落としを防ぎ、チーム内での迅速な情報共有を実現したいマネージャーの方
- AIを活用して、手作業でのメールの仕分けや通知業務の自動化を進めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる重要度判定からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業での確認や共有にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による確認作業を介さないことで、重要なメールの見落としや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のメールを定めます。
- 続けて、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文をもとに重要度を判定するよう指示します。
- さらに、進行先切り替えのオペレーションを追加し、AIが判定した重要度に応じてその後の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、判定結果を含んだ内容を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知先となるチャンネルやチームを任意で設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを登録するだけでなく、トリガーで取得したメール情報やAIの判定結果などを変数として埋め込み、自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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