Googleフォームの情報をもとに契約書を作成してChatworkに通知する
Googleフォームの情報をもとに契約書を作成してChatworkに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Chatwork
と
Googleフォーム
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼をもとに契約書を作成し、関係部署にChatworkで通知するといった一連の作業に手間を感じていませんか？手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで契約書の発行とChatworkへの通知が自動で実行されるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をもとに、手作業で契約書を作成している方
- 作成した契約書に関する通知を、都度Chatworkで手動送信している担当者の方
- 契約書作成から通知までの一連のプロセスを自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に、契約書発行からChatworkへの通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォームからの情報転記ミスや、Chatworkへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Chatwork、Googleフォーム、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで書類発行の機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、Googleフォームで受け付けた情報をもとに契約書を作成します。
- 最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「メッセージを送る」アクションを設定して、関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkの「メッセージを送る」アクションでは、通知先のグループチャットや担当者を任意で設定してください。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、Googleフォームで取得した回答内容を変数として埋め込むことで、より具体的な内容にカスタマイズできます。
■注意事項
- Chatwork、Googleフォーム、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
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フローボットオペレーション
メッセージを送るファイルをアップロードするグループチャットを新規作成招待リンクを取得招待リンクを作成チャットに新しいタスクを追加チャットのメンバー一覧を取得グループチャットの情報を変更グループチャットを削除チャットのメンバーを変更するルームの一覧を取得指定のメッセージを取得ルームのタスク一覧取得指定したルームのファイル一覧を取得ファイルのダウンロードURLを取得指定したルームのメッセージ一覧を取得コンタクト一覧を取得自身のアカウント情報を取得タスクの完了状態を更新タスク情報を取得
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