指定条件に合致したOutlookメールの添付ファイルをGmailで自動送信する
指定条件に合致したOutlookメールの添付ファイルをGmailで自動送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信した特定のメール、例えば取引先からの請求書などを、都度手動でGmailから関係者に転送していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、転送漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、指定した条件に合致するOutlookメールの添付ファイルを、自動でGmailから送信することが可能になり、手作業によるメール転送業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した添付ファイルを、都度Gmailで転送する作業に手間を感じている方
- 取引先からの請求書やレポートなどを、関係部署へ自動で共有する仕組みを構築したい方
- メールの転送忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルの取得からGmailでの送信までが自動で実行され、作業時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付忘れや送信先の誤設定といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーにOutlookを設定し、「特定の件名のメールを受信したら」フローが起動するように指定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを追加し、トリガーで受信したメールを対象にします。
- 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードし、
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダや、件名などに含まれる特定のキーワードを任意に設定できます。
- Gmailのメール送信設定では、宛先(To, Cc, Bcc)や件名、本文を自由にカスタマイズすることが可能です。Outlookで受信したメールの件名などを、変数として本文に含めることもできます。
■注意事項
- Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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特定の件名のメールを受信したら
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本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
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特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
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