boardで案件が追加されたらHubSpotで取引を作成する

■概要

boardで管理している案件情報を、HubSpotに手作業で入力し直していませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、boardに新しい案件が追加されると同時に、HubSpotへ取引を自動で作成し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• boardとHubSpotを併用し、案件情報を手作業で入力している営業担当者の方
• 営業プロセスの可視化と効率化のため、データ連携を検討している営業マネージャーの方
• 手作業による入力ミスをなくし、正確なデータに基づいた顧客管理を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• boardへの案件登録をトリガーに、HubSpotへ取引が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとHubSpotをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」アクションを設定し、トリガーをきっかけに取得した案件の詳しい情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでHubSpotの「取引の作成」を設定し、boardやAI機能から取得した情報を紐付けて取引を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• boardの「案件詳細を取得」アクションでは、どの案件の情報を取得するかを指定するため、トリガーで取得した案件IDを選択してください。
• AI機能でテキストを抽出する際、抽出対象のテキストにはboardから取得した情報を変数として設定し、抽出したい項目は任意でカスタマイズが可能です。
• HubSpotで取引を作成するアクションでは、取引名や金額などの各項目に、前段のオペレーションで取得した値を活用して設定してください。

■注意事項

• board、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。