boardでステータスが変更されたらHubSpotの取引ステータスも更新する

■概要

案件管理にboard、顧客管理にHubSpotを利用しているものの、ステータスが変わるたびに両方のツールを手動で更新する作業に手間を感じていませんか。
この二重入力は非効率なだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用することで、boardの案件ステータスが変更された際に、HubSpotの取引ステータスを自動で更新し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• boardとHubSpot間の手作業でのデータ同期をなくし、業務を効率化したい営業担当者の方
• 営業チーム全体の案件ステータスを正確に把握し、データに基づいた意思決定をしたいマネージャーの方
• SaaS間の連携を自動化することで、営業プロセスのDXを推進したいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• boardのステータス更新だけでHubSpotの情報も自動で同期されるため、これまで二重入力に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、boardとHubSpot間のデータ整合性を保つことで正確な案件管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとHubSpotをYoomと連携します。
2. トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録または更新されたら」を設定し、ステータスの変更を検知します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、boardから取得したステータス情報に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 続いて、オペレーションでYoomのデータベース操作機能を使い、boardの情報に紐づくHubSpotのレコード情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでHubSpotの「取引の更新」を設定し、取得した情報をもとに該当する取引のステータスを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• boardと連携する際に、ご自身の環境のAPIキーを正しく入力してください。
• 分岐機能では、boardから取得した案件ステータスの値（例：「受注」「失注」など）に応じて、その後の処理を分岐させる条件を任意で設定することが可能です。
• Yoomのデータベース機能などを活用し、boardの案件情報とHubSpotの取引IDを紐付けて管理するなど、ご自身の運用に合わせて設定してください。
• HubSpotで取引を更新する際は、Yoomのデータベースなどから取得した値を活用し、更新対象の取引や変更後のステータスを動的に設定してください。

■注意事項

• board、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
  フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。