Asanaのタスクが完了したら報告をGmailで送信する

■概要

Asanaで管理しているタスクが完了するたびに、手作業で関係者にメール報告をしていませんか。定型的な作業でありながら、報告漏れが許されないため手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが完了したことをトリガーに、Gmailで定型報告メールを自動送信し、報告業務の効率化と抜け漏れ防止を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ・AsanaとGmailを利用しており、手作業での報告業務に手間を感じている方
• ・プロジェクトの進捗報告を自動化し、情報共有を円滑にしたいマネージャーの方
• ・定型的な報告業務を自動化することで、チーム全体の生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ・Asanaのタスク完了報告が自動化されるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮できます。
• ・手作業による報告漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有に繋がります。

■フローボットの流れ

1. 1.はじめに、AsanaとGmailをYoomと連携します。
2. 2.次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
3. 3.最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、関係者に完了報告メールを自動で送信します。

■このワークフローのカスタムポイント

• ・Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいプロジェクトをIDで任意に指定してください。
• ・Gmailのオペレーション設定では、送信するメールの件名や本文などを自由にカスタマイズ可能です。Asanaから取得したタスク名などを件名や本文に含めることで、より具体的な報告ができます。