Gmailの完了報告でAsanaのタスクを完了にする

■概要

Gmailでタスクの完了報告を受け取った後、Asanaを開いて該当タスクを探し、完了ステータスに変更する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この単純な作業に時間を取られたり、更新を忘れてしまったりすることもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Asanaの該当タスクを自動で完了にできます。日々のタスク管理を効率化し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの完了報告を、手作業でAsanaのタスクに反映させている方
• Asanaでのタスク更新漏れや遅延を防ぎ、管理を正確に行いたいチームリーダーの方
• 日々の定型的なタスク管理業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 完了報告メールの受信をきっかけにAsanaのタスクが自動更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるタスクの更新漏れやステータス変更の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、タスク管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの件名や本文からAsanaのタスクを特定するための情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを完了にする」アクションを設定し、抽出した情報をもとに該当のタスクを完了ステータスに変更します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに付与するラベル名を任意で設定してください。例えば「完了報告」などのラベルが考えられます。
• Asanaと連携する際に、対象となるワークスペースを識別するために、お使いのAsanaのサブドメインを正しく設定してください。