Asanaの新規タスクをOutlookに自動追加する

■概要

Asanaで管理しているタスクが完了した際、Outlookでもタスクを作成して管理していませんか？手作業での二重入力は手間がかかる上、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のタスクが完了したことを引き金に、自動でOutlookにタスクが作成されるため、タスクの連携漏れを防ぎ、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとOutlookを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
• チーム内のタスク完了報告や連携を、よりスムーズに実現したいプロジェクトリーダーの方
• 手作業によるタスクの転記ミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaでタスクが完了するたびに、Outlookへタスクが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
• システムが自動で連携するため、手作業によるタスクの作成漏れや入力内容の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する（リマインド設定対応）」アクションを設定し、Asanaで完了したタスクの情報を元にOutlookのタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、連携の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
• Outlookでタスクを作成するアクションで、どのユーザーアカウントの、どのタスクリストに追加するかをユーザーIDやタスクリストIDで任意に設定できます。

■注意事項

• Outlook、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。