Gmailの日程連絡をもとにZoomミーティングを作成し、案内を送信する

■概要

Gmailで日程調整の連絡を受けた後、ZoomのURLを発行して再度メールで案内する作業は、件数が増えると手間がかかり、ミスも起きやすくなるのではないでしょうか。この手作業による繰り返しは、本来の業務時間を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の日程連絡を受信したことをトリガーに、Zoomミーティングの作成から参加者への案内メール送信までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの日程連絡をもとにZoomミーティングを手作業で設定している営業担当者の方
• ミーティングのURL発行や案内メールの送信漏れといった人的なミスを防ぎたい方
• 日程調整のような定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの確認からZoom発行、メール案内までの一連の作業が自動化され、日程調整に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるURLの貼り間違いや案内メールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、円滑な業務進行を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、フローが起動するきっかけとなるメールを指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から会議名や参加者などの必要な情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成されたZoomミーティング情報を記載した案内メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールラベルを任意で設定してください。
• AIによるデータ抽出では、実際のメール文面に合わせ、会議名や参加者などの抽出対象となる項目を設定してください。
• Zoomで作成するミーティングの議題や、Gmailで送信する案内メールの件名・本文は、運用に合わせて自由に設定できます。