■概要
Microsoft SharePointにアップロードした契約書を、都度DocuSignで手作業で送付する業務に手間を感じていませんか。ファイルの添付ミスや宛先間違いなどのヒューマンエラーが発生しやすい作業でもあります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルをアップロードするだけで、DocuSignの署名依頼を自動で送信できます。定型的な契約業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとDocuSignを用いた契約業務に課題を感じている営業・法務担当者
- 手作業でのファイル送付や情報入力に時間がかかり、本来のコア業務に集中できていない方
- 契約書送付時のヒューマンエラーを防止し、業務フローを標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイルアップロードを起点にDocuSignの署名依頼が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル添付や宛先入力が不要になるため、入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとDocuSignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを作成」アクションを設定します。
- さらに、オペレーションでDocuSignの「エンベロープに書類を追加・更新」アクションを設定し、ダウンロードした書類を追加します。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを送信」アクションを設定し、署名依頼を自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignの「エンベロープを作成」アクションにて、署名依頼メールの件名を任意で設定することが可能です。
- 件名には固定のテキストだけでなく、Microsoft SharePointで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込み、動的に設定することもできます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
エンベロープが完了したら
リストにアイテムが追加・更新されたら
