■概要
Google スプレッドシートで請求管理を行っているものの、毎月の請求書発行からメール送付までを手作業で行い、手間や時間がかかっていませんか？このワークフローでは、Google スプレッドシートの行情報が更新された際その情報をもとにGoogleドキュメントで請求書を発行し、Gmailで送信する一連の流れを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで請求管理を行い、手作業での請求書発行に手間を感じている経理担当者の方
- Gmailでの請求書送付で、宛先間違いやファイルの添付漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
- 毎月の請求業務を自動化することで、より重要なコア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの情報を更新するだけで、請求書発行からメール送信までが自動実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業による金額の転記ミスや宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し「行が更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を選択し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報をもとに請求書を作成します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した請求書を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の対象とするシートやテーブル範囲、更新を検知したい列を任意で設定してください。
- 分岐機能では、後続の請求書発行に進むための条件を「特定の列のステータスが"発行"になったら」など自由に設定できます。
- Googleドキュメントの書類発行アクションでは、自社のフォーマットに合わせた請求書のひな形を用意してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容などを任意で設定可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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