■概要
Webフォームから受け付けた情報をもとに、一件ずつ契約書を作成・保存する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。特に、手作業での転記は入力ミスを招きやすく、その後のファイル保存まで含めると大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでMicrosoft Excelの雛形から契約書を自動で発行し、Boxの指定フォルダに保存までを完結できるため、こうした定型業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームからの情報をもとに、手作業で契約書を作成している営業担当者の方
- Microsoft ExcelとBoxで契約書を管理しており、入力や保存の手間を削減したい方
- 契約書発行のフローを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると契約書の発行からBoxへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記やファイル保存がなくなることで、入力間違いや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで書類を発行機能を選択し、「Microsoft Excelで書類を発行する」アクションを設定し、フォームの入力内容を反映させます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで発行した契約書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、契約書作成に必要な情報（会社名、担当者名、金額など）を収集できるよう、質問項目をカスタマイズしてください。
- 書類発行機能では、ご利用のMicrosoft Excelの契約書雛形ファイルをアップロードし、フォームで取得した情報をどのセルに反映させるかを設定してください。
- Boxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダを指定し、ファイル名を「【会社名】契約書_YYYYMMDD」のように、フォーム情報や日付を組み合わせて自由に設定できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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