LINEの受信メッセージから請求書を作成し、Gmailで送信する

■概要

LINE公式アカウントで受け付けた依頼内容をもとに、請求書を手作業で作成し、メールで送信する作業に手間を感じていませんか。メッセージからの情報転記は、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、LINE公式アカウントでのメッセージ受信をきっかけに、AIによる情報抽出、Googleドキュメントでの請求書発行、Gmailでの送信までを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• LINE公式アカウントで受けた依頼から、手作業で請求書を発行している方
• 請求書作成時の宛名や金額の転記ミスをなくし、業務を正確に行いたい方
• 顧客への請求書送付を迅速化し、コミュニケーションを円滑にしたい事業者の方

■このテンプレートを使うメリット

• LINE公式アカウントでのメッセージ受信をトリガーに請求書発行から送付までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
• AIがメッセージから必要な情報を抽出するため、手作業でのデータ転記による入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、LINE公式アカウント、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでLINE公式アカウントを選択し、「ユーザーからメッセージを受けとったら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メッセージから請求書作成に必要な情報を抜き出します。
4. 続いて、オペレーションで書類を発行機能の「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに請求書を作成します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した請求書を添付して自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のテキスト抽出では、LINE公式アカウントで受信したメッセージ内容を対象に、会社名や金額、品目など、請求書作成に必要な項目を自由に設定して抽出できます。
• 書類発行機能では、ご利用の請求書フォーマットをGoogleドキュメントで作成し、雛形として設定可能です。宛名や金額欄などにAIで抽出した情報を自動で反映させることができます。
• Gmailでのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズできます。本文に抽出した会社名や担当者名を差し込むなど、状況に応じた設定が可能です。

■注意事項

• LINE公式アカウント、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。