Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら、見積書を発行しOne Driveに格納する

■概要

Salesforceで商談が特定のステータスに進んだ際、都度見積書を作成して手作業で格納する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談ステータス更新をきっかけに、見積書を自動で発行し指定のOne Driveフォルダへ格納することが可能です。これにより、見積書発行に関わる一連の作業を自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceでの商談管理において、見積書作成や格納を手作業で行っている営業担当者の方
• SalesforceとOne Driveを併用し、見積書などのドキュメント管理を効率化したいマネージャーの方
• 営業チームの定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を構築したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceのステータス更新を起点に見積書発行、格納までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による見積書の情報入力ミスや、One Driveへの格納忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとOne DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、商談のステータスなど特定の条件を満たす場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. 条件に合致した場合、Salesforceの「レコードを取得する」などのアクションで、商談や関連する取引先の詳細情報を取得します。
5. 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を自動で作成します。
6. 最後に、One Driveの「ファイルをアップロード」アクションで、作成した見積書ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceのトリガー設定では、URLサンプルに任意のレコードURLを設定することで、フローを起動させたい商談レコードを特定することが可能です。
• 分岐オペレーションでは、後続の処理を実行するための条件を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成した任意のレイアウトの雛形ファイルを使用し、報告書や議事録など用途に合わせた書類を作成できます。
• One Driveで「ファイルをアップロード」アクションを設定する際は、生成されたPDFを保存するフォルダを任意で指定してください。

■注意事項‍

• Salesforce、Google スプレッドシート、One DriveとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。