Salesforceの商談情報から請求書を発行しDiscordにファイルを送信する

■概要

Salesforceで商談が成立するたびに、請求書を作成して関係部署に共有する作業は、手間がかかる上にミスが許されない重要な業務です。手作業による情報の転記やファイル共有は、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談情報を基に請求書を自動発行し、指定のDiscordチャンネルへ送信までを自動化できるため、こうした課題を解消し、正確で迅速な請求業務を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceでの商談管理から請求書発行までを手作業で行っている営業担当者の方
• 請求書の発行状況をDiscordを用いてリアルタイムでチームへ共有したいと考えている方
• 手作業による請求情報の転記ミスや共有漏れのリスクを軽減したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの商談情報を基に請求書が自動で作成・送信されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮することができます。
• 手作業による金額の転記ミスやファイルの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な請求業務を実現することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、DiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Salesforceの商談ページの特定のレコードからフローを起動するよう設定します。
3. 続いて、オペレーションでSalesforceのアクションを設定し、トリガーとなった商談に関連するレコード情報を取得します。
4. 次に、取得した情報を基に、請求書のテンプレートとして設定したGoogle スプレッドシートから書類を発行します。
5. 最後に、オペレーションでDiscordのアクションを設定し、発行された請求書ファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceとの連携や設定において、ご自身の環境に合わせたマイドメインURLや、取得対象となるオブジェクトのAPI参照名を指定してください。
• 請求書のテンプレートとして使用するGoogle スプレッドシートのIDを任意で設定してください。
• Discordへの通知設定では、ファイルを送信するチャンネルIDを指定し、必要に応じて送信メッセージの定型文を編集してください。

■注意事項

• Salesforce、Google スプレッドシート、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921‍
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。