Salesforceでファイルがアップロードされたら、Google DriveにアップロードしファイルをGmailで送付する

■概要

Salesforceで管理しているファイルを手動でGoogle Driveに格納し、関係者にメールで共有する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、ファイル共有の遅れや通知漏れといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceにファイルがアップロードされるだけで、Google Driveへの保存とGmailでの通知までを自動化し、これらの課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとGoogle Driveの間で、手作業によるファイルの移動を行っている方
• ファイルの共有や更新の都度、手動でGmail通知を作成・送信している方
• 複数のSaaSを跨ぐ定型業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへのファイルアップロードを起点に、一連の共有作業が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• ファイルのアップロード忘れやメールの送信漏れといった、手作業に起因するヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したファイルの情報などに基づいて後続の処理を分岐させます。
4. Salesforceの「ファイルをダウンロード」アクションで、アップロードされたファイルを取得します。
5. Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。この際、データ変換機能でファイル名を変更することも可能です。
6. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者にファイルがアップロードされた旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Salesforceから取得したファイルの情報（ファイル名、作成者など）を利用し、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意に設定可能です。
• Google Driveにアップロードするファイル名は、固定のテキストだけでなく、Salesforceから取得した値を変数として埋め込み、動的に設定できます。
• Gmailでの通知は、送信先を自由に設定できるほか、本文や件名にSalesforceで取得したファイル名やGoogle DriveのURLといった動的な情報を組み込めます。

■注意事項

• Salesforce、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中は制限対象の機能（オペレーション）やアプリを使用できます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。