Salesforceの商談情報から請求書を発行しOutlookで送付する

■概要

Salesforceで商談が成立した後、請求書を作成してOutlookで送付するまでの一連の業務を手作業で行っていませんか。この定型的ながらも重要な業務は、情報の転記ミスや宛先間違いなどのリスクを伴い、担当者にとって負荷のかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談情報をもとに請求書を自動で発行し、Outlookで送付までを実行できるため、請求業務を正確かつ効率的に進めることが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceの商談情報から請求書を作成し、Outlookで送付する作業に手間を感じている方
• 請求業務におけるヒューマンエラーをなくし、プロセスの標準化を進めたいマネージャーの方
• 手作業の請求業務を自動化し、担当者がより付加価値の高い業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの情報を起点に請求書の発行からメール送付までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
• 情報の転記や宛先の設定などを自動で行うため、金額の誤りや送付間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、Salesforceの商談画面からフローを起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションでSalesforceの「複数のレコードを取得する」「レコードを取得する」を設定し、請求書作成に必要な商談や取引先の情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」を設定し、取得した情報を用いてあらかじめ用意したテンプレートから請求書を生成します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、生成した請求書を添付して取引先にメールを自動で送信します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceとの連携設定では、ご自身の環境のマイドメインURLや、商談や取引先といった対象オブジェクトのAPI参照名を正しく指定してください。
• Google スプレッドシートのアクションでは、請求書のテンプレートとして使用するファイルのシートIDを設定してください。
• Outlookから送付するメールの件名や本文は、任意のテキストやSalesforceから取得した動的な情報を組み合わせて自由に編集が可能です。