■概要
Outlookでのスケジュール調整後、関係者への共有を手作業で行っていませんか。急な変更や追加のたびに連絡するのは手間がかかるだけでなく、重要な共有が漏れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Outlookカレンダーのイベントが更新されると、自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、こうした連絡業務の非効率を解消し、スムーズな情報共有に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとMicrosoft Teamsを使い、チームのスケジュール管理を行っている方
- カレンダーの更新を手作業でチームに共有しており、手間や連絡漏れに課題を感じている方
- チーム内の情報共有を迅速化し、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookカレンダーの更新が自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報伝達による連絡漏れや共有の遅れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーのイベントが追加・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、追加か更新かで後続の処理を分ける設定をします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャネルに更新内容を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、通知の対象としたいカレンダーを持つ任意のユーザーIDを選択できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチームやチャネルを自由に指定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、Outlookから取得したイベント名や日時といった情報を変数として埋め込み、動的に作成できます。
■注意事項
- OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
