Outlookの受信内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Outlookで受信する重要なメールの確認や共有に手間を感じていませんか？特に長文のメールは内容を把握するだけでも時間がかかり、チームへの共有が遅れがちになることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、AIが本文を自動で要約しMicrosoft Teamsへ通知するため、情報共有の効率化を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したメールの内容をMicrosoft Teamsで共有する作業に手間を感じている方
• 重要なメールの見落としを防ぎ、チーム内での迅速な情報共有を実現したいと考えている方
• AIの要約機能を活用して、日々の情報収集や共有業務を効率化したいすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するとAIが自動で内容を要約しTeamsへ通知するため、手作業での情報共有にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業による確認漏れや共有遅延のリスクを軽減し、重要情報のスピーディーかつ正確な伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得したメール本文を要約します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約内容を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「要約する」アクションでは、「〇〇字程度で要約して」「箇条書きでまとめて」など、プロンプトを任意の内容にカスタマイズできます。また、メールの件名や差出人といった変数を含めてプロンプトを作成することも可能です。
• Microsoft Teamsへの通知は、通知先のチャネルを自由に設定できます。また、メッセージ本文にはAIによる要約結果だけでなく、元のメールの件名や差出人といった情報を変数として埋め込み、通知内容を柔軟に設計できます。

■注意事項

• OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。