フォームの内容をもとにOutlookにタスクを作成してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

フォームからの問い合わせや依頼内容を、都度Outlookに手入力でタスク登録し、さらにMicrosoft Teamsで担当者に通知する作業は、手間がかかる上に、対応漏れなどのミスにも繋がりやすい業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、自動でOutlookにタスクが作成され、Microsoft Teamsに通知が飛ぶ一連の流れを構築できるため、こうした定型業務を効率化し、迅速かつ正確な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ内容を、Outlookのタスク機能で管理している方
• Microsoft Teamsをチーム内の主要なコミュニケーションツールとして活用している方
• 手作業によるタスクの作成漏れや、関係者への共有遅延を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からタスク作成、チームへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業によるタスクの起票漏れや、担当者への連絡忘れといったヒューマンエラーを防止し、顧客対応の質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、フォームから受け取った情報を基にタスクを作成します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、タスクが作成された旨を任意のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルを任意で指定することが可能です。
• 通知メッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、フォームトリガーで受け取った問い合わせ内容などの情報を変数として埋め込み、より具体的な通知を作成できます。

■注意事項

• OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。