Zoho Formsの回答内容をMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Zoho Formsで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、都度手作業でコピーしてMicrosoft Teamsで共有していませんか？この手作業による情報連携は手間がかかるだけでなく、対応漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsに回答が送信されると、その内容が自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、迅速かつ正確な情報共有を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsで受け付けた回答内容の共有に手間を感じているWeb担当者の方
• Microsoft Teamsを主要な連絡手段としており、情報集約を効率化したい方
• フォームからの問い合わせに対して、チームでスピーディーに対応したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Formsに回答が送信されると自動で通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
• 手作業での転記作業が不要になることで、共有時の入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho FormsとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるZoho Formsでは、業務内容に合わせて質問項目や回答形式を自由に設定することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送りたいチームやチャネルを任意で指定できます。
• 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、Zoho Formsで取得した回答内容を変数として埋め込むことで、具体的な通知を作成できます。

■注意事項

• PaperformとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Zoho FormsのWebhook設定方法については下記をご覧ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708