Zoho Formsの回答をAIで分析し、広報資料のドラフトを作成後、Gmailで通知する

■概要

Zoho Formsで収集した回答を手作業で分析し、そこから広報資料のドラフトを作成する作業は、手間と時間がかかるものであり、また、AIを活用してこのプロセスを効率化したいと考えていても、具体的な方法が分からないというお悩みもあるかもしれません。
このワークフローは、Zoho Formsに新しい回答が送信されると、AIがその内容を分析して広報資料のドラフトを自動生成し、完成したドラフトをGmailで担当者に通知するため、一連の作業を自動化し、手作業による負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

Zoho Formsで収集したアンケートやフォームの回答分析に時間を要している方
AIを活用して広報資料作成の初動を効率化したいと考えている担当者の方
Zoho FormsとGmail間の手作業による情報連携を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

Zoho Formsの回答をAIが自動で分析し資料ドラフトを作成するため、これまで手作業で行っていた分析や作成にかかる時間を短縮することができます。
手作業による情報の見落としや転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、AIが生成したドラフトを基にすることで、資料作成業務の品質向上にも繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Yoomの「マイアプリ」にてZoho FormsおよびGmailとの連携設定を行います。
トリガーにはZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、新しい回答の受信を起点にします。
次のオペレーションとしてテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、Zoho Formsから受け取った回答データを基に広報資料のドラフトをAIに作成させます。
最後のオペレーションとしてGmailを選択し、「メールを送る」アクションで、生成された広報資料のドラフトを指定したメールアドレスに通知するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

テキスト生成機能の設定では、生成される広報資料ドラフトの適切な文字数や、AIに対する指示内容（プロンプト）、そして出力させたい言語（例：日本語、英語など）を、ユーザーのニーズに合わせて細かく調整することが可能です。
Gmailでメールを送信するアクションの設定では、通知を受け取るメールアドレス（宛先）、メールの件名、そしてメール本文に記載する内容を、実際の運用に合わせて任意で設定してください。

■注意事項