Google Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してOutlookに通知する

■概要

Google Meetでの会議後、録画データから議事録を作成し、関係者に共有する作業は重要ですが、多くの手間と時間を要するのではないでしょうか。特に長時間の会議になれば担当者の負担はさらに大きくなります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画データの文字起こしからAIによる要約、そしてOutlookでの通知までを自動化し、議事録作成に関する一連の業務の効率化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
• 会議の録画データを手作業で文字起こしし、Outlookで共有している方
• 海外拠点との会議が多く、議事録の要約と共有を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議後の文字起こしから要約、共有までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた議事録作成の時間を短縮することができます。
• 手作業による転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への迅速で正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Meet、Google Drive、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで待機機能を設定し、レコーディング処理が完了するまで任意の時間、待機させます。
4. 続いて、オペレーションでGoogle Meetの「レコーディング情報を取得」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
6. オペレーションで音声文字起こし機能を選択し、ダウンロードした音声データを文字起こしします。
7. 続いて、AI機能の「要約する」アクションで、文字起こししたテキストを任意の形式に要約します。
8. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、要約されたテキストを指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 待機機能では、Google Meetのレコーディング処理時間を考慮し、任意の待機時間を設定してください。
• AI機能による要約では、要約対象に前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定でき、要約するための指示も自由に設定可能です。
• Outlookのメール設定では、宛先や件名、本文に前段で取得した情報を変数として利用でき、固定のテキストと組み合わせてメッセージを作成できます。

■注意事項

• Google Meet、Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。