■概要
取引先から定期的に送られてくるレポートなど、Gmailに添付されたCSVファイルを都度手動でDropboxに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、保存忘れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、添付ファイルを自動的にDropboxの指定フォルダへ格納できるため、手作業によるファイル管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったCSVファイルを、手作業でDropboxに保存・管理している方
- 定型的なファイル保存作業に時間を取られ、本来の業務に集中できずにお困りの方
- メールの添付ファイルの保存漏れや管理ミスを防ぎ、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメールを確認し、ファイルをダウンロードしてDropboxにアップロードする一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、保存先のフォルダ間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点としたいラベルを指定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルをアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダパスを任意で指定できます。特定のプロジェクトフォルダなどに自動で整理することが可能です。
- アップロードするファイル名は、固定の名称にするだけでなく、Gmailの件名や受信日時といった、トリガーで取得した動的な情報を組み合わせて設定できます。
■注意事項
- Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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