■概要
Salesforceのレポート確認は日々の業務で欠かせないものの、毎日手動でレポートをダウンロードし、チームに共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この定型業務に時間を取られ、コア業務に集中しきれないという課題を感じることもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでSalesforceのレポートを自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知することが可能になり、日々の報告業務の負荷を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎日Salesforceのレポートを取得し、Microsoft Teamsで共有している営業担当者の方
- 手作業による報告業務に手間を感じ、ヒューマンエラーを減らしたいと考えているチームリーダーの方
- Salesforceのデータに基づいた迅速な情報共有の仕組みを自動で構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- あらかじめ設定したスケジュールでレポートの取得から通知までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるレポートの取得漏れや、通知の遅延・誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで実行したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レポートをダウンロード」アクションを設定し、対象のレポートをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたレポートファイルをSalesforce内に保存します。
- 次に、オペレーションで「AI機能」の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、ダウンロードしたレポートから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したデータを特定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎日、毎週、毎月など、レポートを取得したいタイミングを自由に設定してください。
- Salesforceからレポートをダウンロードする設定では、取得対象としたいレポートのIDを任意で設定してください。
- AIによるデータ抽出の設定では、レポートの中から通知したい特定の数値やテキストなどを任意に指定して抽出できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルを任意に指定できるほか、本文に固定のテキストや前段のオペレーションで取得した情報を組み込めます。
■注意事項
- SalesforceとMicrosoft teamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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