Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する

■概要

Outlookで受け取った見積依頼書や名刺などの添付ファイル。その都度ファイルを開いてSalesforceに手入力する作業は、時間がかかるうえに入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけに、添付されたファイルを自動でOCR処理し、抽出した情報を基にSalesforceへ新規リードとして登録します。反復的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookに届く添付ファイルからSalesforceへ手動で情報を転記している方
• リード獲得後のデータ入力作業を自動化し、迅速な対応を実現したい営業担当者の方
• データ入力のミスを減らし、チームの業務プロセスを標準化したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からSalesforceへのリード登録までが自動化され、これまで手作業で行っていたデータ入力時間を短縮できます。
• 手作業による情報転記がなくなるため、リード情報の入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防止し、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSalesforceをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定して、自動化を開始する条件を定めます。
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、受信したメールから添付ファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をマッピングして新しいリードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクションでは、読み取り対象のファイルに含まれる「会社名」「氏名」「電話番号」など、Salesforceに登録したい項目を任意で設定できます。
• Salesforceでリードを作成するアクションにおいて、特定の担当者をリードの所有者としてIDで指定するなど、割り当てルールを任意で設定することが可能です。

■注意事項

・Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。