■概要
Gmailに届く請求書や注文書などの添付ファイルをその都度手作業で内容を確認し、関係部署に共有していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でOCRが読み取り、その内容をDiscordへ通知できるため確認・共有業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した添付ファイルの内容確認や転記を手作業で行っている方
- 書類の内容をDiscordでチームに共有しており、通知の自動化で効率化したい方
- バックオフィス業務のペーパーレス化やDX推進を任されている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの添付ファイルの確認からDiscordへの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた定型業務の時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、数字の読み間違いや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点としたいメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- OCR機能では、添付ファイルの中から読み取りたい項目（例：請求金額、支払期日、会社名など）を自由に設定することが可能です。
- Discordへの通知では、送信先のチャンネルを任意で設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストや、前段のOCRで読み取った情報を変数として組み込めます。
■注意事項
- Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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