OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りSlackで通知する

■概要

OneDriveにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、Slackで共有する作業を手作業で行っていませんか。
ファイルの見落としや、内容の転記ミス、共有の遅延といった課題は、業務のボトルネックになりがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類内容を自動で読み取り、Slackへ通知します。
これにより、手作業による情報共有のタイムラグやミスを防ぎ、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveにアップロードされた書類の内容を手作業で確認・転記している方
• Slackでの情報共有をより迅速かつ正確に行いたいと考えているチームリーダーの方
• 書類管理や共有プロセスを自動化し、業務全体の効率化を図りたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロードから内容確認、Slackへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理するため、手作業による情報の転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 続けて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のファイルのみを処理するなど条件に応じたフローを作成します。
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
5. 続けて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、抽出したテキスト情報を含めたメッセージを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定するOneDriveは、Google DriveやDropboxなど、他のストレージサービスに変更しても同様のワークフローを構築できます。
• 分岐機能では、任意の条件を設定して処理を分けることが可能です。
• OCR機能で読み取る項目は、請求書番号や金額、日付など、必要に応じて自由に設定し抽出できます。
• Slackに送信するメッセージには、OCR機能で取得した情報を組み込んで、通知内容を自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• OneDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。