Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailで通知する

■概要

Microsoft Teamsで受け取る請求書などの添付ファイル、その内容を確認して関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。手作業では確認漏れや転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用することで、Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されたファイルを自動でOCRが読み取り、その内容をGmailで即座に通知できます。これにより、定型的な確認・通知業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受け取った請求書などを手作業で処理している経理や総務担当の方
• 添付ファイルの確認と関係者への通知連絡を自動化し、対応漏れを防ぎたいと考えている方
• OCR機能を活用し、PDFなどの書類からテキストを抽出して業務に活用したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamsへのファイル投稿を起点に自動で内容を読み取り通知するため、手作業での確認や転記作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、メール作成時の宛先間違い、内容の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を用い、メッセージに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むように設定します。
4. 添付ファイルがあった場合、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションで対象ファイルをダウンロードします。
5. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションで、抽出した情報を本文に含めたメールを任意の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意に設定できます。
• メールの件名や本文には、OCR機能で取得した情報を変数として埋め込むことで、動的な内容の通知メールを作成できます。
• メール本文には、固定の挨拶文や署名などを自由に設定することができ、フォーマットに沿った通知メールの作成が可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。