Googleフォームの回答内容からMicrosoft Teamsでカレンダーに予定を作成する

■概要

Googleフォームで受け付けたイベントの申し込みや面談の日程調整などを、手作業でMicrosoft Teamsのカレンダーに一つひとつ登録していませんか？
この作業は件数が増えるほど手間がかかり、転記ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を元にMicrosoft Teamsのカレンダーへ自動で予定が作成され、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた内容をMicrosoft Teamsのカレンダーで管理している方
• 手作業によるカレンダーへの予定登録に手間を感じ、コア業務に集中したいと考えている方
• フォームからの申し込みや日程調整のプロセスを自動化し、業務効率を改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答と同時にMicrosoft Teamsのカレンダーに予定が自動登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報入力がなくなることで、日時の設定ミスや予定の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なスケジュール管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「計算処理をする」を選択し、「日時・日付の加算減算」アクションで予定の終了日時などを算出します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定し、フォームの回答内容や算出した日時を元に予定を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたい任意のフォームIDを指定してください。
• 「日時・日付の加算減算」のオペレーションでは、変換対象の日時にGoogleフォームの回答から取得した日付や時刻の情報を活用してください。
• Microsoft Teamsで予定を作成する際、予定の終了日時には、「日時・日付の加算減算」で算出した値を設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。