■概要
Boxに保存したPNG形式の請求書や申込書などの内容を、目視で確認しながらGoogle スプレッドシートへ手入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、BoxにPNGファイルがアップロードされるだけで、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、指定のGoogle スプレッドシートへデータを追加できるため、面倒な転記作業を自動化し、業務の正確性と生産性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した画像ファイルの情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 請求書や申込書など、画像からのデータ入力におけるヒューマンエラーを防止したい方
- 定型的な入力業務を自動化し、より付加価値の高い業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にデータ入力までが自動処理され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- AI OCRが自動で文字を読み取り転記するため、目視確認や手入力による転記ミスといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定で、ファイルのアップロードを監視したい対象のフォルダを任意で設定してください。
- AI OCRの設定で、読み取りたいファイルの添付方法や言語、抽出したい項目を帳票のフォーマットに合わせてカスタマイズしてください。
- Google スプレッドシートのアクション設定で、データを追加したいスプレッドシートやシートを選択し、どの列にどの抽出データを追加するかを任意に設定してください。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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