■概要
日々大量に届くメールの中から重要なものを探し出し、内容を転記する作業に手間を感じていませんか。また、手作業による対応では、重要なメールの見落としや転記ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で重要度を判定し、その結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加できます。これにより、メール対応業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 大量のメール対応に追われ、重要な連絡の見落としを防ぎたいと考えている方
- Gmailで受けた問い合わせなどを、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- AIを活用してメールの振り分け業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- AIがメールの重要度を判定し、Google スプレッドシートへ自動で記録するため、これまで手作業で行っていた確認や整理の時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや、重要度の高いメールの見落としといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、受信したメールの本文をもとに重要度（高・中・低など）を判定させます。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、受信したメールの情報とAIの判定結果を記録します。
- 最後に、進行先切り替え機能でAIの判定結果に応じて処理を分岐させ、重要度別に「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み先のシートIDやタブ名を指定できるだけでなく、各列にどの情報を追加するかも任意で設定できます。Gmailから取得した送信者、件名、本文や、AIが判定した重要度などを変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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