Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Chat
Gmail
を自動連携できます。
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■概要

「お客様からのお問い合わせ」や「システムからのアラート」など、特定のメールを見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はないでしょうか。重要なメールを常に確認し、関係者へ共有する作業は手間がかかるだけでなく、見逃しや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でGoogle Chatに通知できます。これにより、課題をスムーズに解消し迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受信する特定のメールをチームへ迅速に共有したいと考えている方
  • 重要なメールの見逃しを防ぎ、対応速度を向上させたいと考えている方
  • メールの確認とGoogle Chatへの転記作業を自動化し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailで特定のメールを受信すると自動でGoogle Chatに通知されるため、手動での確認や共有作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業での情報伝達による、共有漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信する」アクションを設定して、Gmailで受信したメールの内容を特定のスペースに通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定では、通知対象とするメールのキーワードや、差出人・件名といった条件を任意でカスタマイズしてください。
  • Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースや宛先、メッセージの内容、通知のタイミングなどを自由に設定することが可能です。

■注意事項

  • Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
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