Gmailで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する

■概要

Gmailで受信する特定のお問い合わせに対し、一件ずつOutlookを開いて手動で返信するのは手間がかかるのではないでしょうか。定型的な返信にも関わらず、対応漏れがないか常に気を配る必要があり、本来の業務を圧迫してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、Outlookから定型文を自動で返信できます。メールの一次対応を自動化し、スムーズな業務進行をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとOutlookを使って、顧客や社内からの問い合わせ対応を行っている方
• 手動での定型メール返信に時間を取られ、コア業務に集中したいと考えている方
• 対応漏れや返信遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質を安定させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailに特定のメールが届くと自動で一次返信が完了するため、これまで手作業で行っていた定型的なメール対応の時間を短縮します。
• 自動化によって、多忙な際の返信漏れや定型文のコピー＆ペーストミスといった、人為的なミスの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を利用し、受信したメールの内容に応じて後続の処理を分けるための条件を設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、自動返信するメールの宛先や本文を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを自動化の対象とするか、またフローを起動する間隔を任意で指定できます。
• 分岐機能では、受信したメールの件名や本文に含まれる特定の文字列などを条件として設定し、条件に合致した場合のみメールを送信する、といった制御が可能です。
• Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に設定できます。また、トリガーで取得した差出人のアドレスや名前などを本文に含めることも可能です。

■注意事項

• Gmail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。