Outlookで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する

■概要

メールで受信した請求書などのファイルを確認し、発生したタスクを手作業でAsanaに登録する作業は手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した添付ファイルをOCR機能で読み取り、その内容を基にAsanaへタスク追加する流れを自動化できます。
タスク管理に伴う課題を解消して、コア業務に集中できる環境を整えましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する請求書や注文書などの処理を、手作業で行っている経理や営業事務の担当者の方
• 受信したファイルの内容をもとに、Asanaでタスク管理を行っており、入力の手間を削減したいと考えている方
• 手作業によるデータ転記やタスクの作成依頼で発生する、入力ミスや対応漏れなどの課題を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からファイルの内容読み取り、タスク作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報転記が不要になるため、入力内容の間違いやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとAsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで以降の処理を実行するかどうかを判断させます。
4. Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
5. OCR機能でダウンロードしたファイルを読み取り、必要な情報をテキストデータとして抽出します。
6. 最後に、Asanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をタスク内容に含めて自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理の対象とするメールのキーワードや監視するフォルダを指定できます。
• 分岐条件は、添付ファイルの有無だけでなく、メール本文や件名から取得した値を利用して柔軟に設定することが可能です。
• OCR機能では、Asanaのタスク作成に利用したい項目（例：取引先名、金額、納期など）を自由に設定してファイルから抽出できます。
• Asanaのタスク追加アクションでは、タスクを作成するプロジェクトやセクションを指定し、タスク名や説明欄にOCRで取得した値を埋め込んでください。

■注意事項

• Outlook、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
  アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。