Gmailで送信された会議録をOCRで読み取りAIで要約した後、LINE WORKSに通知する

■概要

会議後にメールで共有される議事録の確認や要約、関係者への共有に手間を感じていませんか？定型的でありながらも重要なこの業務は、意外と時間を要するものです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いた会議録メールを受信するだけで、OCRでのテキスト抽出からAIによる要約、LINE WORKSへの通知までの一連の流れを自動化しこれらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った会議録を手作業で要約し、LINE WORKSで共有している方
• 会議内容の迅速な共有とチームの生産性向上を目指すマネージャーの方
• OCRやAIを活用した業務効率化の具体的な方法を探しているDX担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議録の受信から要約、共有までを自動化することで、これまで手作業に費やしていた時間を短縮してより重要な業務に集中できます。
• 手作業による要約作成時の解釈のブレや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. GmailとLINE WORKSをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し「特定のラベルのメールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでOCR機能を選択し「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでメールに添付された会議録ファイルからテキストを抽出します。
4. オペレーションでAI機能を選択し「要約する」アクションでOCR機能によって抽出されたテキストを要約します。
5. オペレーションでLINE WORKSを選択し「トークルームにメッセージを送信」アクションでAIが生成した要約を指定のルームに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットの起動条件となるラベルを任意で設定してください。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目や範囲を自由に設定することが可能です。
• 要約オペレーションでは、どのような観点で要約するかなどを指示するプロンプトを任意で編集できます。
• LINE WORKSへの通知アクションでは、メッセージを送信するトークルームや、要約と併せて送信するメッセージ本文を自由に設定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。