■概要
Gmailで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手動でGoogle Driveに保存し、さらに管理用のGoogleドキュメントを更新する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付ファイルのGoogle Driveへのアップロードと、Googleドキュメントへの記録追加までを自動で完結できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った請求書などのファイルをGoogle Driveで管理している経理・総務担当者の方
- 複数メンバーからの報告書をGmailで受信し、手作業でドキュメントにまとめているチームリーダーの方
- 日々のファイル管理業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をトリガーにファイル保存とドキュメント更新が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル移動や情報転記に伴う、保存漏れや更新忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、例えば添付ファイルの有無などに基づいて後続の処理を分岐させます。
- その後、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダに保存します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」を設定し、管理用ドキュメントにファイル名などの情報を追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとなるメールのキーワード（件名や差出人など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、例えば「添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進む」といったように、実行条件を自由にカスタマイズできます。
- Google Driveでファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダを任意で指定してください。
- Googleドキュメントへのテキスト追加では、更新対象のドキュメントを指定し、ファイル名や受信日時など、メールやファイルの情報を組み込んだテキストを追記できます。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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