Outlookで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
Outlookで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信したメールに添付されたファイルを、都度手動でGoogle Driveに保存し、さらに管理用のGoogleドキュメントを更新する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーにして、添付ファイルの保存から管理ドキュメントの更新までを自動化でき、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った添付ファイルをGoogle Driveで管理している方
- メールで受信したファイルの情報をGoogleドキュメントで記録・管理している方
- 手作業によるファイルの保存や情報更新に手間やミスを感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信を起点に、Google Driveへの保存とドキュメント更新が自動化され、手作業の時間を短縮できます。
- ファイルの保存漏れや、管理ドキュメントへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、前段で取得した情報をもとに条件を設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、管理ドキュメントに情報を追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールフォルダIDや、件名などに含まれるキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を動かすための条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダIDやアップロードする際のファイル名を任意で設定してください。
- Googleドキュメントのアクションでは、更新対象のドキュメントIDや、ドキュメントに追加するテキストの内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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