Google Driveに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Gmailでメールを送信する

■概要

会議やインタビュー後の音声データを手作業で文字起こしし、議事録として関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。この定型業務に時間を取られ、本来集中すべきコア業務が進まないことも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveに音声データをアップロードするだけで、AIが自動で文字起こしを行い、そのテキストをGmailで送信する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 会議やインタビューの音声データを日常的に扱い、文字起こし作業を効率化したい方
• Google DriveとGmailを利用しており、議事録の共有フローを手作業で行っている方
• 文字起こしにかかる時間を削減し、より生産性の高い業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点に文字起こしからメール共有までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を削減できます。
• 手作業での文字起こしによる聞き間違いや、メール作成時の宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルを指定します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、文字起こししたテキストを本文に記載して送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 音声文字起こしのAI機能では、言語の選択など、文字起こしに関する項目を任意で設定してください。
• Gmailの送信先アドレスは任意で設定が可能なほか、件名や本文に、前段のフローで取得したファイル名や文字起こし結果を変数として埋め込むといったカスタムができます。

■注意事項

• Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。