Google スプレッドシートに行が追加されたら、契約書を発行してOneDriveに格納する

■概要

Google スプレッドシートで顧客情報などを管理し、そこから手作業で契約書を作成してOneDriveへ格納する業務は、定型的でありながら手間がかかるのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で発行し、指定のOneDriveフォルダへ格納までを完結させることができ、こうした課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートの情報をもとに、手作業で契約書を作成している営業や法務担当の方
• 契約書の作成からOneDriveへの格納までを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
• 定型的な書類作成業務を効率化し、より重要なコア業務に時間を充てたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行が追加されると契約書の発行と格納が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、作成した書類の格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報を元に書類を作成します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した書類を指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定で、起動のきっかけとしたいGoogle スプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
• Googleドキュメントの書類発行アクションでは、契約書の雛形となる書類や、Google スプレッドシートから引用して置換する文字列を任意で設定してください。
• OneDriveへのファイルアップロード設定では、格納先のドライブIDやフォルダ名、アイテムID、また保存する際のファイル名などを任意で設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシートとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります