Google スプレッドシートに行が追加されたら、PDFを発行してBoxに格納する

■概要

Google スプレッドシートで管理している情報を元に、見積書や請求書などの書類を作成し、Boxへ格納する作業を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は、コピー＆ペーストによる入力ミスや格納先の誤りといったヒューマンエラーが発生しやすく、手間もかかります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、PDF書類の自動発行からBoxへの格納までが完了し、業務の正確性と効率性を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートの情報をもとに、手作業で書類を作成し、管理している方
• Googleドキュメントで作成したテンプレートを元に、定期的にPDFを発行している方
• Boxを利用した書類管理において、手動での格納作業に非効率を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行が追加されると書類発行からBoxへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記ミスやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」フローを起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報を差し込んだPDF書類を発行します。
4. 最後に、オペレーションでBoxを選択し、発行されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象となるスプレッドシートのID、シートID、データを取得するテーブルの範囲を任意で指定してください。
• Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、テンプレートとして使用するドキュメントのファイルIDと、発行した書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDを指定してください。
• Boxにファイルを格納するアクションでは、格納先となるフォルダのコンテンツIDを任意で指定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。