■概要
Google Driveに保存された重要なファイルのバックアップは、手作業で行うと手間がかかり、つい後回しにしてしまいがちではないでしょうか。また、手動での操作はバックアップのし忘れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせて特定のGoogle Driveフォルダを自動でバックアップし、完了報告をGmailで通知するまでの一連の流れを自動化し、データの安全な管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで重要なファイルを管理しており、定期的なバックアップを手間に感じている方
- バックアップの実行漏れや関係者への通知忘れなど、手作業によるミスを防ぎたい方
- 定型的なバックアップ業務から解放され、より生産性の高いコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づき自動でバックアップが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに処理が完了するため、バックアップのし忘れや関係者への通知漏れといったミスを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、バックアップを実行したい曜日や時間など、任意のスケジュールを指定します。
- オペレーションで、Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」アクションを設定し、バックアップ対象のフォルダを指定します。
- 次に、Google Driveの「フォルダを作成する」アクションで、バックアップデータを保存するための新しいフォルダを作成します。
- 続いて、「繰り返し処理」を設置し、3で取得したファイル一覧に対して、一つずつ処理を実行するように設定します。
- 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションと「ファイルをアップロードする」アクションを順に設定し、元のファイルを作成したバックアップフォルダにコピーします。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、バックアップが完了した旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの各アクションでは、バックアップの対象としたいフォルダや、バックアップデータの保存先フォルダを任意で設定してください。
- Gmailへの通知設定では、送信先（To, Cc, Bcc）を自由に指定できるほか、本文に固定テキストや、バックアップしたファイル名などの情報を組み込むことも可能です。
■注意事項
- Google Drive、GmailとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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